Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych „TUW” – Wdrożenie usprawnień w zarządzaniu projektami i inicjatywami 

Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych „TUW” – Wdrożenie usprawnień w zarządzaniu projektami i inicjatywami 

Głównym wyzwaniem dla TUW „TUW” była konieczność zbudowania wsparcia narzędziowego, które zapewniłoby pełną audytowalność działań w procesie wyboru tematów do realizacji i zarządzania nimi.  

Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych „TUW”, które powstało w 1992 roku, to pierwszy ogólnopolski zakład ubezpieczeń stosujący wzajemnościową formułę realizacji ubezpieczeń w powojennej Polsce. 

TUW „TUW” funkcjonuje w formule not for profit, ponieważ jego działalność ubezpieczeniowa nie jest nastawiona na generowanie zysku pozostawionego do dyspozycji akcjonariuszy, lecz została oparta na zasadzie wzajemności i skupia się na zaspokojeniu potrzeb osób ubezpieczonych. 

Każdy ubezpieczony Członek TUW „TUW” staje się jego współwłaścicielem, dlatego podstawowym celem działalności jest zapewnienie jak najlepszej ochrony ubezpieczeniowej osobom, które je tworzą. 

TUW „TUW” jest rozpoznawalną marką na rynku ubezpieczeniowym i zajmuje znaczące miejsce w rankingach instytucji finansowych. Posiada rozbudowaną sieć jednostek terenowych, co umożliwia bezpośredni kontakt z jego Członkami.  

TUW „TUW” jest uprawniony do prowadzenia działalności ubezpieczeniowej w zakresie grup ubezpieczenia określonych w Dziale II „Pozostałe ubezpieczenia osobowe oraz ubezpieczenia majątkowe” (według załącznika do ustawy z dnia 11 września 2015 roku o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej). Dlatego też proponuje szeroki wachlarz ubezpieczeń od ryzyka majątkowego dla rolników, właścicieli domów, firm i kierowców. Ochroną obejmuje także jednostki samorządu terytorialnego, szkoły oraz kościoły. 

Wyzwanie 

Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych „TUW” to organizacja nastawiona na rozwój. Podejmuje szereg strategicznych działań, których celem jest doskonalenie oferty produktowej oraz optymalizacja narzędzi sprzedażowych. Głównym wyzwaniem dla TUW „TUW” była konieczność zbudowania wsparcia narzędziowego, które zapewniłoby pełną audytowalność działań w procesie wyboru tematów do realizacji i zarządzania nimi.  

Zdefiniowane wyzwania i potrzeby TUW „TUW”: 

Dostosowanie obecnie działającego systemu Jira do obsługi procesów zarządzania inicjatywami, projektami i portfelem projektów 

Zespół TUW „TUW” podjął decyzję o wdrożeniu zmiany w oparciu o posiadane już narzędzie Jira. Stworzenie repozytorium portfela projektów, inicjatyw i małych zmian oraz zapewnienie wsparcia narzędziowego dla istniejących procesów wymagało konfiguracji instancji zgodnie z potrzebami TUW „TUW”. Celem było usprawnienie komunikacji, a także zadbanie o transparentne powiązanie projektów z zadaniami oraz o jasny przydział działań poszczególnym uczestnikom procesu.  

Stworzenie jednego repozytorium inicjatyw i projektów 

TUW „TUW” dotąd korzystało z takich narzędzi jak e-maile oraz program Microsoft Excel, co sprawiało, że koordynacja realizowanych procesów była pracochłonna, a zainteresowane osoby nie miały możliwości bieżącej weryfikacji statusu zgłoszonych tematów. TUW „TUW” potrzebowało jednej wspólnej przestrzeni do procesowania inicjatyw i projektów, a także monitorowania postępów działań. Wybrane narzędzie miało również pozwolić na udostępnianie statusu zgłoszonych tematów wszystkim zainteresowanym osobom.  

Rozwiązanie 

Zespół Uniteam dostosował instancję Jira do potrzeb klienta, a także wdrożył dodatek Jira Misc Workflow Extensions (JMWE) wspierający obszar zarządzania inicjatywami i projektami.  

Zespół projektowy dostarczył następujące rozwiązanie: 

Konfigurację obecnie działającego systemu Jira do obsługi procesów zarządzania inicjatywami, projektami i portfelem projektów 

Dostosowaliśmy instancję Jira do potrzeb i wymagań TUW „TUW”, aby efektywnie wspierała zarządzanie inicjatywami i projektami. Wykorzystanie tego systemu pozwoliło na ujednolicenie formy wyboru i zgłaszania tematów oraz udostępnienie niezbędnych informacji wszystkim zainteresowanym. Wdrożone rozwiązanie usprawniło komunikację, proces decyzyjny oraz zapewniło pełną audytowalność zgłaszanych tematów. 

Dostosowanie systemu 

Konfigurując instancję Jira, wprowadziliśmy w narzędziu dwa projekty: zarządzanie projektami oraz inicjatywami. W obu skonfigurowaliśmy oddzielne procesy, a między nimi zaimplementowaliśmy integrację, dzięki czemu po zakończeniu zgłoszenia typu „Inicjatywa” automatycznie powstaje zgłoszenie typu „Projekt”. Wdrożyliśmy szereg automatyzacji pracy użytkowników nad zgłoszeniami m.in. przypisanie do zgłoszeń odpowiednich użytkowników na etapie akceptacji. Podniosło to efektywność realizacji procesów. Dodatkowo zapewniliśmy widoczność uruchomionych inicjatyw i projektów dla pracowników i osób zarządzających poprzez przygotowanie dashboardów. 

Przebieg procesu konfiguracji instancji Jira: 

 
Etap 1: Zdefiniowanie potrzeb i wymagań TUW „TUW”. 

Etap 2: Realizacja warsztatów doprecyzowujących wymagania TUW „TUW”. Uzgodnienie docelowego procesu działania systemowego i omówienie implementacji rozwiązań.  

Etap 3: Dostosowanie instancji Jira do uzgodnionych potrzeb TUW „TUW” na środowisku testowym tj. wdrożenie procesu zarządzania inicjatywami i projektami przez różne obszary biznesowe oraz procesowanie uzgodnionych do realizacji projektów. 

Etap 4: Prezentacja implementacji zmian w narzędziu i przekazanie do testowania po stronie klienta. 

Etap 5: Iteracja modyfikacji i poprawek implementacji. 

Etap 6: Współpraca zespołów Uniteam z TUW „TUW” przy testowaniu rozwiązania oraz wdrożeniu produkcyjnym. 

Wnioski biznesowe 

Korzyści biznesowe 

Konfiguracja Jiry do potrzeb TUW „TUW” zakończyła się w lutym 2023 roku. Dostarczone przez zespół Uniteam rozwiązanie sprawdza się w codziennych działaniach TUW „TUW” i wspiera proces zarządzania inicjatywami i projektami oraz usprawnia wybór tematów zgodnych ze strategią firmy.  

Dostosowanie instancji Jira przyniosło TUW „TUW” liczne korzyści m.in.: 

Sprawną komunikację w firmie 

Dzięki jednolitej formie zgłaszania tematów i wspólnemu repozytorium, każda zainteresowana osoba ma łatwy dostęp do niezbędnych informacji, co znacząco usprawniło komunikację w firmie. 

Zminimalizowanie ryzyka wystąpienia błędów  

Procesy zarządzania projektami i inicjatywami zostały uporządkowane i uspójnione. Dzięki temu ryzyko błędów zmalało, a wszystkie informacje są dostępne w jednym repozytorium, co ułatwia zarządzanie.  

Łatwe wdrażanie nowych osób 

Stworzyliśmy również instrukcję oraz dokumentację procesów usprawniających potencjalne wdrażanie nowych pracowników oraz współpracę z zespołami zewnętrznymi. 

Dzięki naszemu wsparciu TUW „TUW” osiągnęło zamierzony efekt. Narzędzie Jira służy jako repozytorium inicjatyw i projektów, a procesy zostały wystandaryzowane. Po implementacji zmian TUW „TUW” zauważyło kolejne obszary do rozwoju i we współpracy z nami realizuje następne prace rozwojowe. 

Wnioski Uniteam po realizacji projektu 

W ramach tej współpracy usprawniliśmy część warsztatową, rozrysowując na bieżąco implementowany w narzędziu proces. Dzięki temu klient może lepiej zrozumieć docelowe rozwiązania, a my mamy pewność, że nasza wizja implementowanego workflow jest spójna z potrzebami i oczekiwaniami klienta. 

Rekomendacja

Zespół Uniteam dostarczył TUW „TUW” wsparcie narzędziowe dla procesu zarządzania portfelem projektów, inicjatyw i małych zmian. Podczas realizacji projektu zespół wykazał się ogromną świadomością możliwości Jira, umiejętnościami analitycznymi i zaangażowaniem  
w zrozumienie naszego procesu biznesowego. Zaproponował rozwiązanie, które idealnie sprawdza się w naszej firmie. Bardzo doceniamy również szkolenie powdrożeniowe dla Zespołu Projektowego przeprowadzone przez zespół Uniteam i przygotowane materiały szkoleniowe dla Użytkowników. Pomogły nam szybko i efektywnie wprowadzić zmiany w życie naszej firmy. Polecamy Uniteam jako godnego zaufania partnera biznesowego. 
Anna Sienkiewicz, Dyrektor Biura Projektów
Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych „TUW”
Tweet
2024-06-12

Optymalizacja onboardingu i offboardingu pracownika: najlepsze praktyki zarządzania dostępami w firmie

W każdej firmie funkcjonuje tzw. cykl życia pracownika. Składa się on z kilku kluczowych etapów, ale w kontekście zwinności działania firmy oraz bezpieczeństwa danych szczególnie istotne są dwa: onboarding, czyli rozpoczęcie pracy w organizacji, oraz offboarding, związany z zakończeniem współpracy.
2024-05-10

Wytworzenie w Jira procesu akceptacji raportów czasu pracy

Projekt został zrealizowany w odpowiedzi na potrzeby klienta z branży telekomunikacyjnej. Firma T-Mobile posiadała rozbudowaną i zróżnicowaną strukturę IT. Klient korzystał z różnych form zatrudnienia pracowników od umów o pracę, przez umowy B2B, po współpracę z firmami outsourcingowymi. Struktura organizacyjna klienta opierała się na zespołach dziedzinowych, tzw. tribe'ach, takich jak analitycy czy developerzy. Członkowie zespołów dziedzinowych angażowani byli nie tylko w wewnętrzne, ale i w zewnętrzne projekty, często kilka w jednym czasie. W ten sposób tworzono oddzielne zespoły projektowe z dodatkową hierarchią zlecania i odbierania prac. 
2024-05-10

Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych „TUW” – Wdrożenie usprawnień w zarządzaniu projektami i inicjatywami 

Głównym wyzwaniem dla TUW „TUW” była konieczność zbudowania wsparcia narzędziowego, które zapewniłoby pełną audytowalność działań w procesie wyboru tematów do realizacji i zarządzania nimi.