Wolny rynek wymaga ciągłego doskonalenia sposobów wytwarzania dóbr oraz ograniczania kosztów w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej. Zautomatyzowanie i zrobotyzowanie sfery produkcyjnej oraz outsourcing procesów — także tych nieprodukcyjnych — pozwala utrzymać pozycję liderów producentom z krajów wysokorozwiniętych. 

Outsourcing procesów biznesowych rodzi jednak szczególnie wiele problemów natury kulturowej i komunikacyjnej, a także organizacyjnej ze względu na odległości i różnice czasu.  Możliwe, że dzięki robotyzacji będzie można ponownie przenieść wiele outsourcowanych procesów biznesowych ponownie do macierzystych lokalizacji. 

To jednak niejedyna korzyść z oprogramowania RPA. Robotyzacja wkracza w obszary, w których techniczna modyfikacja istniejącego procesu byłaby bardzo kosztowna i jest niemożliwa. Najbliższe lata pokażą, z jak wielkim przełomem technologicznym mamy do czynienia. 

Co to jest RPA — skąd ta nazwa?

RPA, czyli zrobotyzowana automatyzacja powtarzalnych procesów biznesowych (z angielskiego robotic process automation — RPA) to technologia symulująca czynności wykonywane przez pracowników biurowych. 

Stworzony robot posługuje się systemami informatycznymi, aplikacjami i innymi programami użytkowymi w taki sam sposób, jak pracownicy biurowi. Loguje się, wykorzystując interfejs użytkownika, pobiera i przetwarza dane i wprowadza do systemów. 

Może w ten sposób pobierać różne informacje i robić zestawienia wg zadanego scenariusza, przeglądać pocztę e-mail i katalogować np. załączniki z życiorysami kandydatów do pracy. Możliwości robotyzacji pozwalają na szereg czynności wykonanych przez stworzonego robota, np.:

• Księgowanie faktur

• Generowanie zamówień

• Migracja danych między systemami

• Zamykanie/Otwieranie kont

• Weryfikacja użytkowników w systemach

Czym jest robotyzacja w pracy biurowej?

Termin robotyzacja najczęściej kojarzy się z urządzeniami w halach produkcyjnych, które zastępują pracowników fizycznych. Najbardziej jaskrawym przykładem są montownie samochodów osobowych. W wielu miejscach linii produkcyjnej odbywają się zautomatyzowane działania, takie jak na przykład pokrywanie lakierem elementów karoserii. 

Roboty naśladując działania pracowników, wykonują szereg różnych powtarzalnych operacji w różnych płaszczyznach. To bardzo wyraźny przykład zastępowania pracy ludzkiej robotami imitującymi działania ludzi.

Robotyzacja może zastąpić człowieka? 

Robotyzacja zaplecza, czyli sfery biznesowej, może pod pewnymi względami przypominać sytuację, z którą mamy do czynienia w obszarach produkcyjnych. Nie wygląda to jednak aż tak spektakularnie, jeśli chodzi o zastępowanie pracy człowieka. Robotyzacja procesów biznesowych to wirtualna pomoc i odciążenie specjalistów w monotonnych i powtarzalnych czynnościach. Specjaliści odpowiedzialni za podejmowanie decyzji mają dzięki temu możliwość skupienia się na czynnościach wymagających atencji człowieka, a nie na wytwarzaniu danych.

Mimo identycznie brzmiącej nazwy, jak w przypadku branż produkcyjnych, robotyzacja pracy umysłowej nie powoduje masowych zwolnień. 

Na chwilę obecną proces robotyzacji sfery biznesowej to raczej inteligentna automatyzacja oparta na platformie, która może komunikować się z różnymi narzędziami, wykorzystywanymi przez pracowników biznesowych w danym procesie. Oprogramowanie RPA nie wspiera pracy od początku do końca, a tylko te fragmenty, których zrobotyzowanie przynosi najwięcej korzyści.

Dlaczego zatem producenci systemów np. klasy ERP lub finansowo-księgowych sami nie umożliwiają zautomatyzowania procesów w ramach standardowych funkcjonalności, jakie oferuje ich oprogramowanie? To również kwestia finansowa. Okazuje się, że wprowadzenie takich funkcji do kodu systemu jest wielokrotnie droższe niż stworzenie robota, który się zaloguje, „przeczyta” i wyciągnie niezbędne informacje z systemu. Wymaga to analizy systemowej oraz implementacji. Czynności te są wielokrotnie droższe, niż stworzenie robota, który na bazie istniejących w systemach funkcjonalności dostarczy ten sam efekt.

Dla kogo oprogramowanie RPA

Oprogramowanie RPA najlepiej sprawdza się w miejscach, w których łączymy dane z wielu źródeł i wykonujemy wciąż te same powtarzalne operacje. Wspiera organizacje obsługujące tysiące klientów detalicznych, a także firmy finansowo-księgowe. 

Roboty RPA mogą wspierać firmy, w których występuje czasowy wzrost natężenia prac biurowych. W takich okresach RPA może stanowić lepsze wsparcie niż wdrożenie tymczasowego pracownika. Raz przygotowane rozwiązanie RPA będzie cyklicznie służyć w firmie, tymczasem pracownik zatrudniany okresowo, mimo zdobytego doświadczenia, może nie być dostępny lub całkowicie zmienić swój profil zawodowy. 

RPA rozwiązuje również problem firm, które nie mogą korzystać z najnowszych systemów (ze względu na skalę wdrożenia, koszty, bariery techniczne itp.). Dotychczas brak możliwości ingerowania bezpośrednio w kod źródłowy lub za pomocą API zupełnie ograniczał możliwość zautomatyzowania pewnych procesów. Oprogramowanie RPA omija ten problem korzystając z GUI — interfejsu użytkownika. 

Co można zrobotyzować w procesach biznesowych?

Każda praca biurowa składa się również z czynności, które wykonywane są schematycznie i cyklicznie. Klasyczna automatyzacja tych czynności nie jest możliwa, ze względu na fakt, że pracownik korzysta z szeregu różnych aplikacji i systemów zainstalowanych w firmie. 

Obszarów, które podlegają robotyzacji, jest bardzo wiele. Na pewno tego typu rozwiązania szczególnie przydają się do obsługi czynności bankowych,  uzupełniania baz danych, a także aktualizacji, migracji oraz walidacji danych.

Robotyzacja umożliwia również tworzenie oraz rozpowszechnianie raportów okresowych,  przygotowywanie wysyłki mailingowej. Rozwiązania RPA mogą wspierać działania marketingowe. Szczególnie te skoncentrowane na właściwej pielęgnacji potencjalnych klientów (leady). 

Oprogramowanie RPA pozwala na replikacje danych i dostarczanie faktur z odpowiednich kont,  wystawianie zamówień, uruchamianie i zamykanie kont, a także aktualizowanie danych w systemach CRM lub tworzenie MPK w SAP. 

Robotyzacja w dziale IT

Warto również wspomnieć o wsparciu dla działów IT. Robot zaprogramowany w taki sposób, aby przejść cały proces biznesowy w środowisku produkcyjnym, może zostać równie dobrze uruchomiony na środowiskach testowych. Dzięki temu otrzymamy wiarygodne wyniki testów oprogramowania i procesu. 

Oprogramowanie RPA może wspierać instalacje złożonych systemów i automatycznie testowanie aplikacji. W działach HR szczególnie pożądana może być  możliwość weryfikacji historii zatrudnienia kandydatów do pracy. 

Oprogramowanie RPA pracuje samodzielnie?

Wirtualne wsparcie oprogramowania RPA może działać w trybie ciągłym, bez przerw, jakich potrzebują ludzie i włączać się samoczynnie, np. w weekendy i zaktualizować bazy danych na podstawie działań, jakie miały miejsce w ciągu tygodnia. 

Warto już dziś zastanowić się nad tym, czy Twoja organizacja mogłaby skorzystać na rozwiązaniach RPA. Jeśli interesuje Cię więcej informacji na temat wykorzystania robotyzacji, skontaktuj się z nami.