Jira to rozbudowane narzędzie do standaryzacji procesów i przepływów pracy w zespołach. Prawie 1/3 użytkowników Jira wykorzystuje ten system do celów niezwiązanych z wytwarzaniem oprogramowania, czy zarządzaniem w IT. Może być używana przez niemal każdą organizację do planowania pracy, śledzenia postępu prac i raportowania. 

Nie tylko dla IT

Jira, flagowy produkt australijskiej firmy Atlassian, powstał jako system wsparcia zespołów w procesie wytwarzania oprogramowania. Umożliwia zarządzanie i kontrolę nad przebiegiem prac w projekcie, pozwala na usprawnienie współpracy zarówno zespołów programistów, jak i całych firm. Jej popularność i elastyczność sprawiły, że Jira używana jest w zarządzaniu projektami spoza branży IT. Pozwala znacznie usprawnić i zwiększyć wydajność pracy zespołów w dowolnych projektach. 

Jak działa Jira?

W Jira Core użytkownicy używają zgłoszeń (z ang. issues) do reprezentowania dokumentów, zadań, a nawet osób. Issues w Jira mogą reprezentować wszystko, co zespoły chcą śledzić i nad czym chcą pracować. Zgłoszenia są pogrupowane w projekty i umożliwiają zaplanowanie zadań dla zespołów. Możemy je grupować logicznie lub tematycznie w większe zbiory, które pierwotnie nazywamy epikami lub historyjkami. Każda epika to takie “zgłoszenie zbiorcze”, grupujące dodatkowe zgłoszenia.

Rys. 1. Okno zgłoszenia w Jira

Oprogramowanie Atlassian umożliwia śledzenie postępów w realizacji zadania za pomocą zdefiniowanych odgórnie przepływów pracy (workflows). Funkcjonalność ta przynosi wiele korzyści zespołom biznesowym, które mogą organizować wykonanie swoich zadań i śledzić je na każdym etapie realizacji projektu. 

Jira sprawdza się w tej materii niezależnie od poziomu złożoności przedsięwzięcia. Porządkuje i usprawnia pracę zarówno w przypadku prostych list zadań, jak i skomplikowanych, wielopoziomowych projektów. Narzędzie jest intuicyjne w obsłudze, wystarczająco elastyczne, aby sprostać wielowymiarowym procesom, których przeprowadzenie wchodzi w skład projektu. 

Rys. 2 Prosty workflow zadania w Jira

Rys. 3. Rozbudowany workflow zadania – Jira

Przykład prostego workflow w Jira obejmuje trzy podstawowe etapy realizacji zadania: do zrobienia, w toku, gotowe. Zespoły mogą tworzyć własne przepływy pracy, aby zdefiniować kroki, po których dany problem staje się rozwiązany. 

Jira umożliwia dostosowanie przepływu pracy do sposobu działania zespołów. Istotną zaletą jest również wizualizacja wszystkich zadań na jednej tablicy i śledzenie ich od stanu „do zrobienia” aż po „ukończone”. 

Rys. 4. Status projektów

Ta funkcjonalność Jira pozwala również sformalizować przepływy pracy. Członkowie zespołu, działu, a nawet organizacji uzyskują wgląd w ich status. Monitorowanie przepływu pracy daje nam pewność, że zadanie przechodzi wszystkie kroki potrzebne do jego realizacji.

Rozbudowany system dashboardów

Indywidualnie dopasowane pulpity (dashboard) pokazujące statusy zadań oraz pojawiające się komentarze przyspieszają pracę całego zespołu. Dashboardy w Jira ułatwiają zarządzanie całym projektem także liderom projektów. Dzięki nim można wizualizować nie tylko zaangażowanie zespołu, ale również uzyskać obraz wydajności i obciążenia zadaniami poszczególnych jego członków.  

Rejestrując zadania w Jira, zyskujemy narzędzie, dzięki któremu łatwo wygenerujemy raport z podsumowaniem działań w konkretnym okresie. Pomoże nam to podczas spotkań, w których czasie omawiamy nasze projekty. 

Rys. 5. Dashboardy w Jira

Praca zespołowa

Dzięki Jira wszyscy członkowie zespołu są „na bieżąco” i nie ma już potrzeby tak często kontaktować się z każdym z osobna, by uzyskać informacje o postępie w realizacji zadań. Narzędzie zapewnia szybki dostęp do wszystkich niezbędnych aktualizacji statusu poszczególnych etapów projektu. 

Co więcej, każda informacja zwrotna, opinia i komentarz zostaje udokumentowana i jest dostępna dla całego zespołu, co zapewnia dużą przejrzystość i jasność działań. W Jira możesz dokładnie zaplanować realizację projektów przygotować listę zadań i wskazać osoby odpowiedzialne za ich wykonanie.

Bez zbędnej wymiany e-maili

Współpraca między członkami zespołów wymaga ciągłej komunikacji, przesyłania wiadomości załączników i powracania wielokrotnie do pewnych wątków. Zebranie tego wszystkiego na jednej platformie do współpracy, takiej jak Jira, w znacznym stopniu eliminuje konieczność przesyłania dziesiątek, a nierzadko setek e-maili do wielu osób.

Ten chaos komunikacyjny daje się szczególnie mocno we znaki, jeśli struktura firmy jest zhierarchizowana i wymaga dołączania do wiadomości wielu dodatkowych przełożonych. Jira pozwala ograniczyć ilość przesyłanych e-maili z tego względu, że całość korespondencji możemy umieszczać w formie komentarzy do konkretnego zadania. Odpada nam również tłumaczenie, że ktoś nie przeczytał lub nie otrzymał maila i z tego powodu nie wykonał swojej pracy. 

Przykłady zastosowań Jira

Wszechstronne zastosowanie Jira w firmie pozwala wykorzystać ten system w wielu działach. Dział HR i rekrutacji wyposażony w produkt Atlassian może od początku efektywnie zarządzać aplikacjami kandydatów. Umieszczenie ich na właściwym etapie procesu rekrutacji porządkuje cały proces. Przykład: złożona aplikacja -> kandydaci po wstępnej selekcji -> kandydaci zaproszeni na rozmowę -> złożone propozycje pracy, kandydaci odrzuceni itp. Do zgłoszeń przypisanych kandydatom możemy podpiąć komplet dokumentów.

Kolejnym obszarem, w którym Jira znajdzie zastosowanie jest wdrożenie nowego pracownika do pracy. Workflow procesu zatrudnienia skonfigurowane odpowiednio dla  wszystkich etapów onboardingu będzie pozytywnie wpływało na poruszanie się nowego pracownika w firmowej rzeczywistości. 

Zmiana poszczególnych statusów zadania o przykładowej nazwie “Onboarding: Jan Kowalski” może automatycznie oznaczać przypisanie go kolejnym osobom odpowiedzialnym za etap wdrażania. Zadanie będzie “przechodziło” na kolejne osoby/działy wraz z postępem onboardingu. Wraz z przypisaniem zadania do konkretnej osoby może pojawiać się data jego realizacji (np. w ciągu 3 dni roboczych od zrealizowania wcześniejszego statusu).

Przykład takiego workflow:

Jira może z powodzeniem znaleźć swoje zastosowanie w pracy działu marketingu. Wspólny dostęp do zagadnień, nad którymi pracujemy, pozwala razem podejmować decyzje dotyczące wyboru kreacji reklamowych czy przygotowanych treści itp. Dzięki agregowaniu zadań do większych zbiorów (historyjki, epiki)  tworzy się baza wiedzy, którą można wykorzystać w przyszłości.  

Wyobraźmy sobie przygotowanie do targów firmowych. W epice „Targi Poznań 2021” Spisujemy różne podzadania, takie jak zarezerwowanie powierzchni reklamowej, przygotowanie transportu, zaprojektowanie i zlecenie wykonania stoiska, stworzenie listy wyposażenia czy eksponatów przeznaczonych na wystawę. Tak stworzona epika może zostać przy następnej edycji tego typu eventu zduplikowana i uruchomiona jeszcze raz ze wszystkimi zadaniami i podzadaniami. 

Dodatki i rozszerzenia Jira

Każdy projekt jest specyficzny i może potrzebować dodatkowego wsparcia. Dlatego, żeby jeszcze bardziej usprawnić i zoptymalizować pracę zespołów, Atlassian i firmy partnerskie oferują liczne rozszerzenia do swoich produktów dostępne w serwisie Atlassian Marketplace. 

Aplikacje, które można tam znaleźć, to dodatki rozszerzające funkcjonalność Jira. Mogą to być również narzędzia integrujące oprogramowanie firmy Atlassian z rozwiązaniami innych firm. Do najpopularniejszych należą pluginy umożliwiające planowanie i raportowanie czasu pracy (np. Tempo) lub do tworzenia zaawansowanych raportów wyświetlających obciążenie pracą poszczególnych zespołów, a także dodatki umożliwiające monitorowanie rentowności organizacji czy poszczególnych projektów. 

Jeśli zależy nam na wykorzystaniu wykresów Gantta możemy pobrać wtyczkę BigGantt, umożliwiająca skorelowanie projektów z terminami, ustalanie ścieżek krytycznych, znaczników czasu, linii bazowych, a także wygodny eksport danych do plików MS Excel. Za pomocą wtyczki Scheduler zautomatyzujemy m.in. proces uruchamiania powtarzających się zadań, a z rozwiązaniem Zephyr for Jira udoskonalimy zarządzanie testami oprogramowania. 

Zmodyfikowana Jira dla biznesu

Jira może być modyfikowana nie tylko w oparciu o dostępne pluginy. Istnieją firmy, które specjalizują się w dostosowywaniu tego oprogramowania do potrzeb najbardziej wymagających użytkowników. Zespół Uniteam specjalizuje się w customowych rozwiązaniach bazujących na oprogramowaniu Jira. Projektowane przez nas procesy biznesowe z wykorzystaniem Jira dotyczą również branż niezwiązanych z IT. 

Uniteam tworzyło systemy wykorzystujące Jira, które wspierały realizację kampanii marketingowych, zarządzania flotą pojazdów czy procesami sprzedaży w branży retail. Niewątpliwą zaletą takiego działania jest fakt lepszego wykorzystania narzędzia, które i tak funkcjonuje w organizacji. 

Podsumowanie

Jira to wysoce elastyczne narzędzie do zarządzania. Może stać się główną bazą twojej dokumentacji i wszystkich informacji o projekcie. Za sprawą indywidualnie zaprojektowanego przepływu pracy (workflow) można dostosować ją do specyfiki działań każdego zespołu, nie tylko w branży IT. 

Dzięki Jira możesz uwolnić swój zespół od problemów związanych z komunikacją e-mail i monitorować postępy prac oraz zaangażowanie członków zespołu.  Jako lider widzisz więcej i możesz błyskawicznie reagować, gdy ktoś potrzebuje pomocy przy realizacji zadania. Zautomatyzowane sporządzanie raportów umożliwi ci szybkie przygotowanie się do spotkań podsumowujących wyniki prac. 

Jeśli zależy Ci na wdrożeniu narzędzia, które przyspieszy pracę i uporządkuję proces realizacji zadań, skorzystaj z możliwości wdrożenia Jira w Twojej firmie z naszą pomocą. Umów się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem.