Wytworzenie w Jira procesu akceptacji raportów czasu pracy

Wytworzenie w Jira procesu akceptacji raportów czasu pracy

Projekt został zrealizowany w odpowiedzi na potrzeby klienta z branży telekomunikacyjnej. Firma T-Mobile posiadała rozbudowaną i zróżnicowaną strukturę IT. Klient korzystał z różnych form zatrudnienia pracowników od umów o pracę, przez umowy B2B, po współpracę z firmami outsourcingowymi. Struktura organizacyjna klienta opierała się na zespołach dziedzinowych, tzw. tribe'ach, takich jak analitycy czy developerzy. Członkowie zespołów dziedzinowych angażowani byli nie tylko w wewnętrzne, ale i w zewnętrzne projekty, często kilka w jednym czasie. W ten sposób tworzono oddzielne zespoły projektowe z dodatkową hierarchią zlecania i odbierania prac. 

Wprowadzenie – nasza perspektywa

Jednym z kluczowych wyzwań, z jakimi zmagał się klient, było skomplikowane zarządzanie komunikacją w procesie akceptacji raportów godzin. Kontraktorzy współpracujący z firmą byli rozliczani na podstawie raportów czasu pracy. Cykliczne, comiesięczne wyjaśnianie poziomu zaangażowania pracowników w poszczególne projekty angażowało wszystkie osoby decyzyjne, z którymi współpracowała dana osoba i podnosiło ryzyko późniejszych korekt raportów rozliczeń i zamówień. Do raportowania czasu pracy wykorzystywany był dodatek Tempo, który pozwala akceptować arkusze godzin tylko jednej osobie. Generowało to nadmierną komunikację międzynarzędziową, np. poprzez komunikatory czy e-maile, by wyjaśnić ewentualne wątpliwości.  

Rozpoznając te wyzwania, klient zidentyfikował potrzebę rozwinięcia procesu akceptacji raportów godzin. Miał on polegać na tym, że raporty trafiają do finalnej akceptacji bezpośrednich przełożonych po weryfikacji i akceptacji przez osoby zlecające prace w danym miesiącu, przede wszystkim przez liderów zespołów i kierowników projektów.  

Analiza przypadku wykazała, że podobne wyzwania dotykają wielu klientów, co wskazuje na ogólną potrzebę rozwinięcia narzędzi do raportowania oraz usprawnienia procesów akceptacyjnych w IT. 

Co robiliśmy? 

Prace projektowe polegały na wdrożeniu rozszerzonego procesu akceptacji raportów godzin pracowników zaangażowanych w wielu zespołach projektowych. Zatwierdzenia dokonywały wszystkie osoby zlecające i odbierające prace oraz bezpośredni przełożony.  
W ramach prac, w oparciu o funkcjonalności narzędzia Jira, dodatków ScriptRunner, Tempo oraz Xporter, został utworzony automatyczny proces, który działał w następujący sposób: 

  • Dla przekazanego do akceptacji raportu w Tempo automatycznie tworzyło się dedykowane zadanie akceptacji w Jira. 
  • Następnie, automatycznie, na bazie zaraportowanego przez pracownika czasu, tworzone były podzadania dla poszczególnych osób zlecających zadania.  
  • Następowała korekta i akceptacja zadań wraz z godzinami. 
  • Po zaakceptowaniu wszystkich podzadań odbywała się finalna akceptacja raportu przez bezpośredniego przełożonego. 
  • Decyzja o akceptacji finalnej była automatycznie przekazywana do Tempo oraz generowany był eksport raportu do działu finansowego w celu rozliczenia z kontraktorami. 

Zaimplementowany system monitorował, czy w trakcie trwania procesu akceptacji nie zostały dokonane żadne zmiany w raporcie. Natomiast użytkownicy odpowiedzialni za akceptację otrzymywali cykliczne notyfikacje. 

Jak to zrobiliśmy? 

W pierwszym etapie projektu odbył się warsztat, podczas którego zapoznaliśmy się z potrzebami klienta oraz przedstawiliśmy koncepcję, możliwości narzędzi oraz ich dostosowania. Na podstawie wniosków z warsztatu, klient uszczegółowił swoje wymagania, które stanowiły podstawę do implementacji projektu. Prace projektowe rozpoczęły się od developmentu i konfiguracji rozwiązania na instancji testowej. Następnie, rozwiązanie zostało poddane wewnętrznym testom, a po pomyślnym przejściu, przekazano je do testów odbiorczych. Po wdrożeniu wszystkich poprawek zidentyfikowanych w trakcie testów, rozwiązanie zostało uruchomione na środowisku produkcyjnym, a klientowi przekazano szczegółową instrukcję wdrożeniową. 

Zastosowane technologie

Jira, ScriptRunner, Xporter, Tempo 

Rezultat 

W efekcie realizacji projektu wdrożyliśmy zautomatyzowany, rozszerzony proces akceptacji raportów godzin.  
Kluczowe cele związane z uproszczeniem komunikacji i podniesieniem skuteczności przekazywania rzetelnych danych do rozliczeń w odpowiednim okresie księgowym zostały osiągnięte. Wdrożone rozwiązanie zapewniło ustandaryzowaną przestrzeń do komunikacji oraz ułatwiło korekty raportów w ramach procesu ich akceptacji. 
 

2024-05-10

Wytworzenie w Jira procesu akceptacji raportów czasu pracy

Projekt został zrealizowany w odpowiedzi na potrzeby klienta z branży telekomunikacyjnej. Firma T-Mobile posiadała rozbudowaną i zróżnicowaną strukturę IT. Klient korzystał z różnych form zatrudnienia pracowników od umów o pracę, przez umowy B2B, po współpracę z firmami outsourcingowymi. Struktura organizacyjna klienta opierała się na zespołach dziedzinowych, tzw. tribe'ach, takich jak analitycy czy developerzy. Członkowie zespołów dziedzinowych angażowani byli nie tylko w wewnętrzne, ale i w zewnętrzne projekty, często kilka w jednym czasie. W ten sposób tworzono oddzielne zespoły projektowe z dodatkową hierarchią zlecania i odbierania prac. 
2024-05-10

Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych „TUW” – Wdrożenie usprawnień w zarządzaniu projektami i inicjatywami 

Głównym wyzwaniem dla TUW „TUW” była konieczność zbudowania wsparcia narzędziowego, które zapewniłoby pełną audytowalność działań w procesie wyboru tematów do realizacji i zarządzania nimi.  
2024-05-10

Wdrożenie systemu IdM PASK w PayPo  

Systemowe zarządzanie dostępem (z ang. access management) to kluczowy obszar, na który muszą zwrócić uwagę organizacje z branży technologii finansowych, takie jak PayPo. Firmy przetwarzające dane osobowe pracowników, kontrahentów i klientów muszą zagwarantować, że ich technologie zarządzania tożsamością i dostępem zapewniają odpowiedni poziom ochrony. Takie zadanie jest niezwykle trudne lub wręcz niemożliwe do realizacji bez odpowiednich narzędzi IdM/IAM. 
Wytworzenie w Jira procesu akceptacji raportów czasu pracy
Ta strona korzysta z plików cookie, aby poprawić Twoje doświadczenia. Korzystając z tej witryny, wyrażasz zgodę na naszą Politykę ochrony danych.
Czytaj więcej