Wprowadzenie – nasza perspektywa
Jednym z kluczowych wyzwań, z jakimi zmagał się klient, było skomplikowane zarządzanie komunikacją w procesie akceptacji raportów godzin. Kontraktorzy współpracujący z firmą byli rozliczani na podstawie raportów czasu pracy. Cykliczne, comiesięczne wyjaśnianie poziomu zaangażowania pracowników w poszczególne projekty angażowało wszystkie osoby decyzyjne, z którymi współpracowała dana osoba i podnosiło ryzyko późniejszych korekt raportów rozliczeń i zamówień. Do raportowania czasu pracy wykorzystywany był dodatek Tempo, który pozwala akceptować arkusze godzin tylko jednej osobie. Generowało to nadmierną komunikację międzynarzędziową, np. poprzez komunikatory czy e-maile, by wyjaśnić ewentualne wątpliwości.
Rozpoznając te wyzwania, klient zidentyfikował potrzebę rozwinięcia procesu akceptacji raportów godzin. Miał on polegać na tym, że raporty trafiają do finalnej akceptacji bezpośrednich przełożonych po weryfikacji i akceptacji przez osoby zlecające prace w danym miesiącu, przede wszystkim przez liderów zespołów i kierowników projektów.
Analiza przypadku wykazała, że podobne wyzwania dotykają wielu klientów, co wskazuje na ogólną potrzebę rozwinięcia narzędzi do raportowania oraz usprawnienia procesów akceptacyjnych w IT.
Co robiliśmy?
Prace projektowe polegały na wdrożeniu rozszerzonego procesu akceptacji raportów godzin pracowników zaangażowanych w wielu zespołach projektowych. Zatwierdzenia dokonywały wszystkie osoby zlecające i odbierające prace oraz bezpośredni przełożony.
W ramach prac, w oparciu o funkcjonalności narzędzia Jira, dodatków ScriptRunner, Tempo oraz Xporter, został utworzony automatyczny proces, który działał w następujący sposób:
- Dla przekazanego do akceptacji raportu w Tempo automatycznie tworzyło się dedykowane zadanie akceptacji w Jira.
- Następnie, automatycznie, na bazie zaraportowanego przez pracownika czasu, tworzone były podzadania dla poszczególnych osób zlecających zadania.
- Następowała korekta i akceptacja zadań wraz z godzinami.
- Po zaakceptowaniu wszystkich podzadań odbywała się finalna akceptacja raportu przez bezpośredniego przełożonego.
- Decyzja o akceptacji finalnej była automatycznie przekazywana do Tempo oraz generowany był eksport raportu do działu finansowego w celu rozliczenia z kontraktorami.
Zaimplementowany system monitorował, czy w trakcie trwania procesu akceptacji nie zostały dokonane żadne zmiany w raporcie. Natomiast użytkownicy odpowiedzialni za akceptację otrzymywali cykliczne notyfikacje.
Jak to zrobiliśmy?
W pierwszym etapie projektu odbył się warsztat, podczas którego zapoznaliśmy się z potrzebami klienta oraz przedstawiliśmy koncepcję, możliwości narzędzi oraz ich dostosowania. Na podstawie wniosków z warsztatu, klient uszczegółowił swoje wymagania, które stanowiły podstawę do implementacji projektu. Prace projektowe rozpoczęły się od developmentu i konfiguracji rozwiązania na instancji testowej. Następnie, rozwiązanie zostało poddane wewnętrznym testom, a po pomyślnym przejściu, przekazano je do testów odbiorczych. Po wdrożeniu wszystkich poprawek zidentyfikowanych w trakcie testów, rozwiązanie zostało uruchomione na środowisku produkcyjnym, a klientowi przekazano szczegółową instrukcję wdrożeniową.
Zastosowane technologie
Jira, ScriptRunner, Xporter, Tempo
Rezultat
W efekcie realizacji projektu wdrożyliśmy zautomatyzowany, rozszerzony proces akceptacji raportów godzin.
Kluczowe cele związane z uproszczeniem komunikacji i podniesieniem skuteczności przekazywania rzetelnych danych do rozliczeń w odpowiednim okresie księgowym zostały osiągnięte. Wdrożone rozwiązanie zapewniło ustandaryzowaną przestrzeń do komunikacji oraz ułatwiło korekty raportów w ramach procesu ich akceptacji.
