Robotic Process Automation (RPA), czyli robotyzacja procesów biznesowych, może być wsparciem dla dużych korporacji, jak i dla sektora średnich przedsiębiorstw. Dzięki RPA możemy przyspieszyć obsługę klienta oraz zwiększyć produktywność własnych działań. Można wykorzystać ją niemal w każdej branży i dziale swojego przedsiębiorstwa – w dziale sprzedaży, HR, finansów, logistyki, IT, a także w innych, w których istnieje taka potrzeba. Dzięki technologii optycznego rozpoznawania wzorów (OCR – Optical Character Recognition), czyli odczytywania danych z plików PDF lub zeskanowanych dokumentów w różnych formatach oprogramowanie RPA coraz lepiej imituje zachowania ludzi. 

Jeśli interesujesz się wprowadzeniem robotyzacji w swojej działalności, poznaj poniższe przykłady wykorzystania robotów w niektórych dziedzinach:

RPA w sprzedaży i marketingu

Głównym celem firmy zajmującej się handlem jest oczywiście sprzedaż. Jej płynny przebieg możliwy jest dzięki odpowiednio skonstruowanym procesom zakupowym – zarówno z perspektywy klienta, jak i od zaplecza organizacji. 

RPA a magazynowanie i logistyka

Nie można więc pozwolić sobie na błędy w asortymencie, magazynowaniu i w niewłaściwych opisach produktów. Trudności z wysyłką zamówień również nie powinny mieć miejsca. 

Robotyzacja procesu sprzedaży pozwala wyeliminować błędy ludzkie oraz zapewnić sprawną i skuteczną obsługę klientów. Oprogramowanie RPA umożliwia szybsze przetworzenie zamówienia niż ręcznie przeprowadzenie tego procesu. 

Dzięki zautomatyzowanemu działaniu klienci szybciej otrzymują faktury za zakupione produkty, szybciej opłacają zamówienie, a sprzedawca ma zapewnioną płynność finansową. 

Wsparcie księgowości dzięki robotyzacji

Boty RPA samodzielnie aktualizują stan magazynów, przesyłają informacje do dostawców, dbają o zapisy księgowe, a także przygotowują i dostarczają faktury z odpowiednich kont e-mail.

Robotyzacja pozwala na pobieranie danych z wielu różnych systemów: klasy ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), a także z systemów bankowych, faktur, od dostawców oraz firm logistycznych. 

W przypadku systemów CRM bardzo istotna jest aktualizacja statusu interakcji klienta z firmą. Odpowiednio dobrana automatyzacja umożliwia integrację poczty elektronicznej, połączeń oraz innych danych z CRM. Można też stworzyć własnego prostego robota, który umożliwi bieżącą aktualizację rekordów CRM z danymi kontaktowymi klientów.

RPA może pomóc w integracji innych aplikacji obsługujących ruch klientów i ułatwić pełną analizę potrzebnych danych sprzedażowych. Zagwarantuje aktualizację informacji o klientach oraz wysyłanie im maili ofertowych. A także pomoże menedżerowi w wygenerowaniu i przeanalizowaniu niezbędnych raportów okresowych. 

Automatyczne śledzenie leadów 

Wykorzystując platformy społecznościowe i zapytania z formularzy kontaktowych za pomocą oprogramowania RPA możemy szybko uzupełnić nasz CRM o podstawowe dane potencjalnych klientów. Boty można skonfigurować tak, aby działały zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem uruchamianym przez zdarzenie lub nawet na podstawie liczby zgłoszeń. 

Odciążenie działu marketingu w obszarze gromadzenia danych i wprowadzania ich do systemu pozwala skupić się na bardziej strategicznej pracy, na przykład tej związanej z analizą leadów. 

Robotyzacja w centrach obsługi klienta

Niezależnie od branży w każdej większej lub mniejszej firmie istnieje komórka odpowiedzialna za kontakt z klientem. Często odbywa się on różnymi kanałami – osobiście, telefonicznie i przez internet. Jeśli kontaktujemy się z takim punktem obsługi klienta w celu wyjaśnienia jakiejś sprawy, często pracownik potrzebuje więcej czasu, aby znaleźć odpowiednie miejsca w systemach i udzielić nam odpowiedzi na nasze pytania. 

Wykorzystanie RPA ułatwia i przyspiesza cały proces obsługi klienta. Może się to odbywać za sprawą specjalnie zaprojektowanego pulpitu nawigacyjnego (dashboard) lub poprzez uruchomienie oprogramowania RPA. Pracownik punktu obsługi klienta może uruchomić bota, w celu synchronizacji danych znajdujących się w różnych systemach, po to, aby szybko uzyskać informacje na temat aktualnej sytuacji klienta.

Wyświetlenie profilu klienta na specjalnie stworzonym w tym celu dashboardzie zasilanym przez rozwiązania RPA pozwala pracownikowi obsługi klienta szybko zorientować się w sytuacji i reagować na zgłoszenia, bez zadawania dodatkowych pytań, a tym samym skraca czas obsługi. Takie rozwiązanie pozwala także na podgląd historii wcześniejszych kontaktów klienta z pomocą techniczną.

Rozwiązania RPA sprawdzają się wszędzie tam, gdzie nie jest potrzebna ludzka ocena sytuacji, a jedynie proste wygenerowanie odpowiednich danych. 

Robotyzacja w IT i technologii

RPA potrafi zautomatyzować różne złożone zadania związane z administrowaniem aplikacjami i innymi strukturami IT. Do ich zadań należy m.in. regularnie prowadzona diagnostyka, aby uniknąć nagłej awarii systemu informatycznego. 

Czynności sprawdzające wykonywane przez boty pozwalają zespołom wsparcia technicznego szybko reagować na ewentualne błędy, nim zostanie to zauważone przez użytkowników systemu. Dzięki temu osoby korzystające z systemu są zadowolone z jego sprawnego działania, a personel techniczny może zapobiegać, zamiast działać reaktywnie, dopiero po zgłoszeniach użytkowników. 

Boty są równie użyteczne w przypadku instalowania oprogramowania. Robot RPA przystosowany do obsługi procesów instalacyjnych może umożliwić instalację systemu za pomocą jednego kliknięcia. 

RPA przydatne jest podczas testowania aplikacji, doskonale przyjmując perspektywę użytkownika i automatycznie testując oprogramowanie, zarówno na etapie tworzenia, jak i po wdrożeniu na produkcję. 

Migracja danych przy wsparciu RPA

W czym jeszcze może pomóc robotyzacja? Na przykład w migracji danych, gdy korzystamy ze starszych systemów (np. do rozliczeń), które muszą współpracować z nowszymi systemami. W takiej sytuacji pobieranie danych za pomocą interfejsu API bywa niemożliwe. Dane te trzeba przenosić manualnie, używając formatu CSV. Jeśli jednak zdecydujemy się na robotyzację, RPA ułatwi nam tę pracę.

Oprogramowanie RPA w działach HR

Specjaliści HR docenią automatyzację ze względu na dużą ilość pracy, którą boty są w stanie za nich wykonać. Pomoc rozpoczyna się już na samym początku procesu rekrutacyjnego – podczas pozyskiwania kandydatów. 

Możemy używać bota do automatycznego odbierania, przechowywania i segregowania aplikacji kandydatów (CV) oraz wywiadów i notatek sporządzanych podczas rozmów rekrutacyjnych. Odpowiednio zaprojektowany robot sam zbierze istotne informacje od kandydata, a nawet zweryfikuje jego historię zatrudnienia.

Boty obsługują również procesy onboardingu i rozwiązania współpracy z zatrudnionym, które często są znacznym obciążeniem dla działu HR i innych działów. 

Zrobotyzowana wypłata wynagrodzeń 

RPA może wspierać automatyzację listy płac, która wymaga powtarzalnego przetwarzania. Boty RPA pozwalają usprawnić proces zarządzania listami płac i wypłacania wynagrodzeń. 

Odpowiednio skonfigurowany bot może też zdecydowanie ułatwić funkcjonowanie pracownikom firmy. Np. w przypadku nieobecności – wystarczy użyć bota, który będzie upraszczać wprowadzanie informacji o nieobecności. Dzięki temu uniknie się niepotrzebnej i czasochłonnej biurokracji, a system sam będzie wiedział, jak odpowiednio zliczyć przepracowane godziny, urlopy i inne nieobecności. 

Chatboty i wirtualni asystenci

Świetnym rozwiązaniem, szczególnie dla mocno rozbudowanych firm, są wirtualni asystenci HR. Mogą oni wykonywać pracę zarówno dla działu kadr, jak i dla całej reszty pracowników organizacji. Chatbot, który uwierzytelnia „swoich klientów” i pomaga im w realizacji zapytań związanych z HR, uwalnia dział od tych monotonnych czynności i pozwala skupić się na innych ważnych zadaniach. Tego typu bot potrafi zarejestrować czas zwolnienia lekarskiego i urlopu, poprosić o informacje dotyczące umowy o pracę, a nawet przedstawić zwrot poniesionych przez pracownika kosztów.

Robotyzacja znajduje zastosowanie w coraz to nowszych dziedzinach biznesu. Użyteczność oprogramowania RPA przekłada się także na pozabiznesową sferę życia. Już teraz możemy korzystać z rozwiązań RPA do użytku osobistego. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu można m.in. przenieść wszystkie swoje wizytówki do chmury, korzystać z samoaktualizującego się kalendarza, czy porównywać najlepsze oferty aukcyjne. Robotyzacja to dziedzina, która rozwija się bardzo dynamicznie i co rusz znajduje dla siebie nowe obszary. Warto korzystać z jej dorobku, aby ułatwiać sobie funkcjonowanie w wielu sferach życia. 

Jeśli interesuje Cię możliwość wdrożenia rozwiązań RPA w Twojej organizacji lub chcesz dowiedzieć się więcej na temat robotyzacji, skontaktuj się z nami.